Grundsätzlich bin ich für die Überwachung der Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutz-Grundverordnung zuständig. Was sich aber so einfach anhört, ist in Wirklichkeit schon fast eine Lebensaufgabe.
Meine Tätigkeit fängt damit an, dass ich in Ihrem Unternehmen eine Ist-Aufnahme aller für den Datenschutz relevanten Anlagen und Bestimmungen durchführen muss. Diese wird anhand eines Fragenkatalogs mit bis zu 500 Fragen durchgeführt. Eine nette Begleiterscheinung hiervon ist, dass Sie eine genaue Übersicht über die in Ihrem Unternehmen vorhandenen und genutzten Anlagen und Programme erhalten. Die Auswertung dieses Fragenkatalogs ergibt dann einen Antwortkatalog mit einer Auflistung von Problemfeldern und deren Lösungsvorschlägen. Es ist dann Ihre Aufgabe, diese umzusetzen. Später bin ich dann für die Überwachung der Einhaltung Ihrer Lösungen zuständig.
Eine weitere meiner Aufgaben ist es, Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Bereich Datenschutz zu schulen. Dies ist wichtig, damit es bei der Verarbeitung personenbezogener Daten keine Arbeitsweisen gibt, welche sich mit den Datenschutzgesetzen und -bestimmungen nicht vereinbaren lassen.
Auch bin ich ab dem Zeitpunkt der Bestellung Ansprechpartner für Ihre Mitarbeiter in Sachen Datenschutz. Dies ist vom Gesetzgeber vorgegeben, weil immer wieder Mitarbeiter sich nicht trauen, die von ihnen bemerkten Differenzen zwischen ihren Arbeitsweisen und den Datenschutzgesetzen und -bestimmungen ihren Vorgesetzten mitzuteilen.
Weiterhin bin ich zuständig für die Erstellung sowohl des internen, als auch externen Verfahrensverzeichnis. Diese beschreiben detailliert wie mit den personenbezogenen Daten umgegangen wird, wer auf welche Daten zugriff erhält und zu welchem Zweck, wohin welche Daten zu welchem Zweck weitergegeben werden (z.B. auch zur Bank zwecks Gehaltsauszahlung), usw. Das externe Verfahrensverzeichnis kann von jedermann (BDSG § 4g Abs. 2) angefordert werden und muss in geeigneter Weise übermittelt werden.
Das oben beschriebene ist nur ein grober Umriss meiner Tätigkeiten als Datenschutzbeauftragter. Welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen im Einzelnen auf mich zukommen, hängt von vielen Faktoren ab. Gern berate ich Sie in einem kostenlosen Vorabgespräch zum Thema „Braucht mein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?”.